一個強烈的春天改變了我們對計劃強大的活動體驗所知道的一切。作為活動的組織者,我們紛紛重新定義我們的見面活動讓他們工作在虛擬平臺上這即將到來的夏季和秋季。我的團隊已經幫助許多客戶讓這種轉變,在這個過程中我們學到了什么:

     虛擬做好需要時間和靈活性。

     沒有捷徑的時候虛擬。因為它太新對許多人來說,最好是準備更多的“牽手。“也是一個漫長的過程帶來速度與虛擬世界的關鍵利益相關者。因此,你的銷售團隊應該計劃花更多的時間和精力培養潛在參展商和贊助商投資到底能給他們帶來什么事件,它將如何工作。

     沿著這些線路,它可能似乎很清楚,你不能縮小計劃時間表。如果你已經有了現成的和有組織的內容,我們建議前至少四個月開始規劃過程虛擬事件,確保與會者的寶貴的經驗。它肯定會需要更長的時間,如果你的內容尚未建立。

     最后,開放改變先前計劃的日期和時間面對面的事件。事件不需要三到四天,考慮為三個或四個星期提供你的內容。

     開發更多的預算方案比,進行面對面的事件。      

     給你的號碼,我們已經看到下面的平均值:

     考勤登記收入虛擬展會在0 - 70之間的面對面的活動收入

     虛擬展會展覽/贊助收入是25 - 50之間面對面的活動收入的百分比時重點強調贊助。

     在費用方面,技術平臺需要花費25000 - 100000美元根據直播功能。當然,你會消除許多典型的場地費用和服務你通常有一個面對面的事件。運行數據使用許多不同的注冊率和與會者數量找到你理想的場景和設定目標。      

     不要太看重技術

     雖然看起來這是違反直覺的,如果你不熟悉虛擬平臺,你應該限制你的時間花在研究不同的平臺。原因:對某些功能的需求超過了功能和性能的技術。不要花太多的時間試圖找到完全適合您的組織。相反,很容易和審查幾個選項的地形。如果您目前使用的事件管理系統提供了一個虛擬的事件解決方案,和他們一起去。

     選擇一個平臺,將為參展商和贊助商提供積極的ROI。如果你想賣虛擬展覽攤位和虛擬贊助機會,選擇一個平臺,提供這些作為虛擬會議解決方案的一部分。不要選擇一個平臺,就像一個學習管理系統,只說他們可以提供但是提供了解決方法。

     你選擇哪一個,最重要的是,與任何平臺軟件進行培訓和排練所以揚聲器和參展商不盲目。      

     重新考慮你的活動內容和程序

     面對面活動不直接轉化為虛擬,所以你需要重新定義你的事件流在一種全新的方式。一個關鍵的變化是你應該用分手你的內容,使其易于消化的參與者。記住,虛擬與會者注意力不能長時間集中,往往開始迅速多任務。

     你也應該投資于專業視頻產品,以便與會者有一個愉快的經歷當消費內容,無論是生活還是隨需應變。      

     你的營銷和通信消息的三倍

     要給與會者“know-before-you-go”電子郵件,包括技術細節,時間表和社交機會。也很高興發送每日回顧與突出部分和記錄視頻鏈接一旦事件正在進行中。

     當營銷你的虛擬事件,傳達你的提供以及與會者,揚聲器,參展商和贊助商參與都將受益。你還應該預先列出他們的時間承諾，這樣他們就能做好參與的準備。同時,別忘了向揚聲器和參展商,他們知道事情是如何工作的。他們可能會需要更多的幫助,進行面對面的事件。

     我很自豪我們產業的聚集在面對逆境時,設計虛擬事件保持各自的行業。這些額外的經驗教訓,從這里虛擬事件只會變得更強。