我們將與我們的貿易展覽攤位一起舉辦一個招待活動。為了更好地利用這一經驗，在人員配備方面我們應該牢記什么?

為貿易展覽攤位配備人員與為酒店活動配備人員是兩個完全不同的任務。在大多數情況下，貿易展的工作人員歡迎訪客，對他們進行資格認證，并將對話轉向潛在客戶的產生和銷售。然而，酒店活動的工作人員應該少關注銷售，多關注建立和深化關系。當然，活動工作人員實際上是主持人，所以他們的工作還包括確保所有的客人都感到受歡迎，讓他們沉浸在你的品牌中享受其中。

因此，正如您為您的貿易展覽攤位所做的，您需要培訓您公司的活動人員來有效地工作場地。顯然，您需要傳遞活動的詳細信息，如賓客列表、食品和飲料菜單、時間、娛樂等。但你的活動前準備也應該包括一個全面的培訓課程，討論你希望員工在這個下班后的活動中表現出什么樣的行為。至少，在大門打開之前，在會場內召開15至20分鐘的培訓會議，并安排一名高管主持會議，以確保出席率。為了達到這個目的，這里有一些關鍵點需要在培訓期間處理，以確保您的酒店活動是一個有效的營銷工具，而不僅僅是一個昂貴和低效的派對。

記住你是主人，而不是客人。這是一個包含食物、飲料和娛樂的工作活動，而不是展臺工作人員在展臺上辛苦工作一天后的特殊待遇。所以提醒員工，從客人進門到活動結束，他們都要扮演主人的角色。

對你的員工來說，這意味著和訪客打招呼，而不是和其他員工交談，確保與會者享受他們的時間，并以最能代表品牌的方式行事。從客人到主人的轉變其實只是一種心理狀態，但提醒員工他們的角色和相應的責任是很重要的。

與客人打招呼并互動。任何時候都應至少有一人駐守在活動入口附近，以正式歡迎客人并向他們介紹場地情況。當然，大型活動可能需要許多迎賓員。這些工作人員甚至可以護送到達的客人進一步進入會場的酒吧，食物區等。然而，一旦他們進入會場，在活動期間的某個時候，至少應該有一名其他工作人員與與會者接觸。接下來的互動可以是一個簡單的微笑和一句“謝謝你的到來”，也可以是一次建立或進一步發展關系的全面對話。畢竟，后者可能是您舉辦該活動的主要原因之一。

典型的員工/與會者對話可能是這樣的。一名工作人員走到這個人面前，與他(她)進行眼神交流，伸出手與他(她)握手，然后說:“歡迎來到這個活動。”我是XYZ公司的馬特，今晚的招待會在該公司舉行。非常感謝您的光臨!”后續的問題可以是一個吸引人的問題，比如“你想吃點什么或喝點什么嗎?”和魚牌滑塊特別好。”“我可以把我們公司的一個人介紹給你嗎?，或者簡單地說:“這件事對你有什么吸引力，足以吸引你來參加?”這個想法僅僅是開啟一場對話，看看它會引向何方。你不是強迫別人去買東西;你在進行社會互動。

當然，作為主辦者，工作人員應該確保每個人都覺得自己被包括在了活動中。因此，如果他們看到幾個人單獨站著或站在一邊，鼓勵你的代表主動主動地隨意接近他們，開始一段對話，并有可能把他們介紹給他們可能有共同點的其他與會者。

遠離同事。很明顯，如果你和客人互動，你不會和其他員工坐在一起，聊天，吃飯。然而，這是酒店員工在接待活動中最常見的陷阱之一，因此值得重申。

您的活動人員應該與與會者進行交流，而不是彼此。當然，如果一兩個代表特別內向，那么把員工配對并鼓勵他們一起在房間里工作是完全可以的。但重點應該放在游客身上，而不是彼此。

在大型活動中建立領地。如果你是為少數客人舉辦貴賓招待會，這個建議顯然不適用。但如果你有一個規模較大的活動，可能有100名以上的客人，或者甚至是一個擁有不同房間、角落和縫隙的大型場地，可以考慮將工作人員分配到場地內的特定區域。

因此，每個員工將有一個特定的區域，他或她將負責問候和與客人交談。另外，如果你讓所有員工都知道誰在負責哪個地區，他們就會知道彼此在哪里。這樣，如果工作人員確定一位客人想要見您團隊中的某個特定成員，他或她就會知道該代表的大致位置。

另一種選擇是指定三或四名沒有地域分配的工作人員為飛航者。他們的職責將是迎接訪客，并覆蓋沒有工作人員的區域——要么是因為他們很忙，要么是因為他們需要帶著訪客走出他們的區域。

控制你的行為。有些人似乎認為業務協議在社交活動中會飛出窗外。因此，強化您所期望的適當業務行為類型肯定不會有什么壞處。

建議員工在商務活動中減少飲酒，并提醒他們，他們的一言一行都是對品牌的反映。事實上，在活動期間保持清醒可能是一個不錯的選擇。如果他們想讓自己看起來像慶祝活動的一部分，同時又能保持完全的鎮定，那就想想加酸橙的蘇打水就像杜松子酒加奎寧水，而可樂就像朗姆酒加可樂。當然，不含酒精的啤酒看起來和冰凍的啤酒是一樣的，而且味道也非常相似。

按照同樣的思路，鼓勵員工讓客人先品嘗食物。當然，你不想跑出去，讓客人餓著肚子，但即使這不是一個問題，確保大多數與會者在你的團隊開始用餐前把盤子裝滿是禮貌的。

最后，提醒員工注意他們的談話主題和音量。他們很可能在一個滿是客戶和潛在客戶的房間里，他們中的許多公司和產品彼此之間存在直接競爭。所以，雖然如果客人提起這個話題，在小店里閑聊是可以接受的，但要小心，工作人員不要透露客人或其他客戶的敏感信息，以免被愛管閑事的旁觀者聽到。

安排接待活動的人員不是腦外科手術。但除非你對員工進行培訓，并在活動中運用一些技巧，否則你不僅有可能在重要觀眾面前損害自己的品牌形象，還可能無法從這種營銷支出中獲得每一分效益。

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